全校各单位：

根据《高等学校档案工作规范》的要求，为做好2017年度档案归档整理工作，确保档案及时、完整、规范地归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

各部门在2017年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料，包括文书、会计、基建、人事、照片、声像、电子、实物等门类档案。

二、归档时间

按年度归档的各类文书档案及各类电子文件在5月10日以前归档；基建项目档案在验收后两个月内归档；照片档案、声像档案、实物档案实行时时归档。

三、归档要求

1、各部门指定一名人员为兼职档案员做好本部门档案归档工作，以防漏归，确保文件材料归档的规范、完整、齐全。

2、归档文件材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰，干净整洁，无圈画修改；确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章，一律一式一份，请勿在档案原件上作任何标记。

3、在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档。

4、有关声像档案归档的要求。

载体类型：照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘。

归档材料的整理：检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时翻录、修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。

根据声像档案的形成规律，保持其有机联系和便于参考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

照片及底片要有文字说明（包括时间、地点、人物、事由，拍摄者），其他载体形式也要有相应的文字材料，（包括时间、内容简介、长度、制作单位和人员等）。

5、各部门在向档案室移交档案时，须填写移交清单。

在归档过程中如有疑问，请及时与校综合档案室联系。

联系人：邱晓青

联系电话：83517119、26350011

福建商学院校长办公室

2018年4月24日